Politique de confidentialité.

Responsable du traitement

Le site Internet proxymmo.ca (ci-après le « Site ») est édité par Proxymmo, plateforme indépendante de mise en relation immobilière au Québec, opérée par Benjamin Duguay, courtier immobilier résidentiel titulaire d'un permis valide délivré par l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ), et soutenue techniquement par l'agence digitale Agence Noos en qualité de sous-traitant.

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, Proxymmo a désigné une personne en charge de la protection des renseignements personnels (ci-après le « RPRP »). Cette personne est :

Toute question, demande d'exercice de droits ou réclamation relative au traitement de vos renseignements personnels peut être adressée directement au RPRP par les coordonnées ci-dessus. Les modalités d'exercice de vos droits sont précisées à l'article 12 ci-après.

Définitions

Aux fins de la présente politique, les termes suivants ont la signification ci-dessous, qu'ils soient employés au singulier ou au pluriel :

Renseignements personnels collectés

Proxymmo applique le principe de minimisation des données : ne sont collectés que les renseignements strictement nécessaires aux finalités décrites à l'article 4. Les renseignements collectés varient selon le type d'interaction de l'Utilisateur avec le Site.

3.1 Utilisation des outils en ligne gratuits

Lorsque vous utilisez l'estimateur de maison, le calculateur de capacité d'emprunt, le calculateur de taxe de bienvenue ou le calculateur de rentabilité d'un immeuble locatif, Proxymmo collecte :

• l'adresse complète ou le code postal de la propriété concernée ;
• les caractéristiques techniques du bien renseignées par vos soins (superficie, nombre de pièces, année de construction, etc.) ;
• les paramètres financiers que vous saisissez (revenus, dépenses, mise de fonds, etc.) ;
• le cas échéant, votre adresse de courriel si vous demandez à recevoir le résultat par PDF.

Si vous n'effectuez aucune demande de PDF et n'utilisez pas le service de mise en relation, votre utilisation des outils demeure entièrement anonyme : aucun renseignement personnel identifiant n'est conservé au-delà de la durée de votre session.

3.2 Demande de mise en relation avec un courtier

Lorsque vous soumettez une demande de mise en relation avec un courtier partenaire (que vous soyez acheteur, vendeur ou les deux), Proxymmo collecte :

• vos nom et prénom ;
• votre adresse de courriel ;
• votre numéro de téléphone ;
• la nature de votre projet immobilier (achat, vente, ou les deux) ;
• la région ou le code postal du projet ;
• tout message ou précision que vous souhaitez transmettre.

3.3 Candidature pour rejoindre le réseau de courtiers

Lorsqu'un courtier soumet sa candidature pour intégrer le réseau Proxymmo via le formulaire de la page /rejoindre-le-reseau/, Proxymmo collecte :

• nom complet, courriel professionnel et numéro de téléphone ;
• numéro de permis OACIQ et statut professionnel actuel ;
• agence ou bannière de rattachement ;
• nombre d'années d'expérience et territoires d'intervention ;
• volumes de transactions des deux dernières années ;
• références professionnelles communiquées sur une base volontaire ;
• motivations et éventuels documents joints (CV, lettre).

3.4 Données techniques de navigation

Proxymmo collecte également, par l'intermédiaire de son outil de mesure d'audience Plausible Analytics, des informations techniques agrégées et anonymes :

• pages consultées et durée approximative de visite ;
• page d'origine (site référent) et page de destination ;
• type d'appareil, système d'exploitation et navigateur ;
• pays et région approximative (à l'échelle administrative, sans précision).

Plausible Analytics fonctionne sans cookie et ne stocke aucun identifiant persistant. L'adresse IP de l'Utilisateur n'est jamais conservée en clair : elle est convertie en un identifiant temporaire haché valable 24 heures, puis détruite.

Finalités du traitement

Conformément à l'article 8 de la Loi 25, chaque renseignement personnel collecté l'est pour une ou plusieurs finalités précises, déterminées au préalable. Proxymmo ne traite jamais vos renseignements pour des finalités incompatibles avec celles décrites ci-après.

Aucun renseignement personnel collecté n'est utilisé à des fins de profilage publicitaire, ni cédé, vendu ou loué à des tiers à des fins commerciales. Aucun renseignement personnel n'est utilisé pour l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

Base juridique et consentement

Le traitement de vos renseignements personnels par Proxymmo repose principalement sur votre consentement éclairé, au sens de l'article 14 de la Loi 25. Ce consentement est :

• libre : vous n'êtes jamais contraint(e) de communiquer un renseignement pour utiliser le Site dans son ensemble ;
• éclairé : les finalités, les destinataires et les durées de conservation vous sont communiquées au moment de la collecte ;
• spécifique : il est demandé séparément pour chaque finalité distincte ;
• manifeste : il s'exprime par une action positive non équivoque (envoi d'un formulaire, case à cocher non précochée).

Sur les formulaires de mise en relation et de candidature courtier, le caractère obligatoire ou facultatif de chaque champ est explicitement indiqué. Les champs facultatifs n'ont aucune incidence sur le traitement de votre demande.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans frais ni justification, par simple demande adressée au RPRP. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif sur les traitements effectués antérieurement, mais il met immédiatement fin au traitement futur des renseignements concernés.

Pour les seuls traitements liés à la sécurité du Site et au respect d'une obligation légale (notamment la conservation de registres exigés par la Loi sur le courtage immobilier ou par les autorités fiscales), le traitement peut être fondé sur ces fondements juridiques, indépendamment du consentement.

Sous-traitants et fournisseurs

Pour exploiter le Site et fournir ses services, Proxymmo s'appuie sur un nombre restreint de fournisseurs techniques. Chacun est sélectionné en priorité pour sa capacité à héberger ou traiter les renseignements personnels sur le territoire canadien, et lié à Proxymmo par un contrat précisant ses obligations de sécurité, de confidentialité et de localisation.

La liste des sous-traitants peut évoluer en fonction des besoins techniques de Proxymmo. Toute modification substantielle de cette liste donne lieu à une mise à jour de la présente politique et, si nécessaire, à une demande de consentement renouvelé.

Localisation des données et transferts transfrontaliers

Proxymmo applique un principe clair : vos renseignements personnels sont hébergés au Canada par défaut. La base de données principale, les sauvegardes, les fichiers déposés et les courriels transactionnels résident dans des datacenters situés au Québec ou en Ontario.

Conformément à l'article 17 de la Loi 25, lorsqu'un traitement ponctuel implique la communication d'un renseignement à l'extérieur du Québec, Proxymmo procède préalablement à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et met en œuvre les mesures suivantes :

• vérification que le territoire de destination offre une protection adéquate des renseignements personnels ;
• formalisation contractuelle d'engagements de confidentialité, de sécurité et de non-utilisation à d'autres fins que celles convenues ;
• anonymisation préalable des renseignements personnels lorsque le traitement le permet (notamment pour l'extraction de texte par intelligence artificielle, voir article 6) ;
• information explicite de l'Utilisateur sur la nature et les modalités du transfert.

À ce jour, le seul transfert transfrontalier résiduel concerne, le cas échéant, l'usage d'un service d'intelligence artificielle américain pour l'extraction de texte de documents, et il s'effectue exclusivement sur des données préalablement anonymisées.

Durée de conservation

Vos renseignements personnels ne sont conservés que le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, augmenté le cas échéant des durées imposées par la loi.

Sécurité des données

Conformément à l'article 10 de la Loi 25, Proxymmo met en œuvre les mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels, eu égard à leur sensibilité, à leur finalité d'utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

Mesures techniques :

• chiffrement systématique des communications en transit (protocole TLS 1.3) ;
• chiffrement au repos (AES-256) de la base de données et des sauvegardes ;
• sauvegardes automatiques quotidiennes, conservées exclusivement en région Canada ;
• authentification renforcée pour les comptes administrateurs ;
• cloisonnement des environnements de développement, de test et de production ;
• surveillance et journalisation des accès, avec alertes automatiques en cas d'activité anormale.

Mesures organisationnelles :

• accès aux renseignements personnels strictement limité aux personnes ayant un besoin avéré d'en connaître, sur le principe du moindre privilège ;
• engagements de confidentialité signés par toute personne ayant accès aux renseignements (Benjamin Duguay, équipe Agence Noos) ;
• désignation d'un RPRP (voir article 1) pouvant être contacté en cas de question ou d'incident ;
• procédures internes de gestion des incidents (voir article 13) ;
• revues périodiques des accès et des droits.

Témoins de connexion (cookies) et traceurs

Le Site privilégie une approche minimaliste en matière de témoins de connexion (couramment appelés « cookies »). Proxymmo n'utilise aucun cookie de suivi publicitaire, aucun cookie tiers à des fins de profilage, et ne déploie ni Google Analytics, ni gestionnaire de balises publicitaires (Tag Manager), ni pixel de réseau social.

Les seuls témoins susceptibles d'être déposés sur votre navigateur sont des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du Site :

• mémorisation temporaire de l'état d'un formulaire en cours (pour éviter la perte de vos saisies en cas de rafraîchissement) ;
• préférences d'affichage (par exemple, version mobile vs bureau) ;
• cookies de session expirant à la fermeture du navigateur.

Ces cookies techniques ne contiennent aucun renseignement personnel identifiant et n'effectuent aucune liaison avec un identifiant publicitaire.

La mesure d'audience est assurée par Plausible Analytics, qui fonctionne sans cookie. Plausible utilise un mécanisme de hachage temporaire valable 24 heures pour distinguer les visiteurs uniques sans jamais stocker d'identifiant persistant. Cette approche est conforme nativement à la Loi 25 et au RGPD, et ne nécessite pas de bannière de consentement.

Vos droits sur vos données

La Loi 25 vous reconnaît un ensemble de droits sur les renseignements personnels qui vous concernent. Proxymmo s'engage à respecter pleinement ces droits, sans frais et dans les délais prévus par la loi.

Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un quelconque des droits prévus à l'article 11, vous pouvez adresser une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) par l'un des moyens suivants :

Pour faciliter le traitement de votre demande, merci de préciser :

• la nature exacte du droit que vous souhaitez exercer ;
• les renseignements concernés (par exemple, l'adresse de courriel utilisée lors d'une demande de mise en relation) ;
• une copie d'une pièce d'identité, à des fins de vérification. Celle-ci sera détruite immédiatement après vérification.

Proxymmo s'engage à répondre à toute demande dans un délai maximal de 30 jours à compter de la réception. Si la demande est complexe ou si elle nécessite des vérifications approfondies, Proxymmo peut prolonger ce délai d'une période raisonnable supplémentaire, et vous en informer dans le délai initial.

L'exercice de vos droits est entièrement gratuit. Aucun frais ne peut être facturé sauf, à titre exceptionnel, pour la transcription, la reproduction ou la transmission d'un nombre significatif de renseignements, conformément à l'article 33 de la Loi 25.

Incidents de confidentialité

Conformément aux articles 3.5 à 3.8 de la Loi 25, Proxymmo a mis en place une procédure interne de gestion des incidents de confidentialité visant à détecter, contenir, documenter et notifier tout accès non autorisé, utilisation non autorisée, communication non autorisée ou perte de renseignements personnels.

Si un tel incident venait à se produire :

• Proxymmo prendrait sans délai les mesures raisonnables pour en limiter les conséquences et prévenir de nouveaux incidents de même nature ;
• l'incident serait notifié à la Commission d'accès à l'information du Québec dès lors qu'il présente un risque sérieux de préjudice ;
• les personnes concernées seraient informées individuellement dès lors que l'incident présente un risque sérieux de préjudice à leur égard et que la notification ne risque pas d'entraver une enquête en cours ;
• l'incident serait consigné dans un registre interne conservé pendant cinq ans, accessible sur demande de la CAI.

Si vous soupçonnez qu'un incident vous concernant a eu lieu, ou si vous avez connaissance d'une faille de sécurité, vous êtes invité(e) à le signaler au RPRP via les coordonnées indiquées à l'article 12.

Recours auprès de la Commission d'accès à l'information

Si, après avoir contacté le RPRP de Proxymmo, vous estimez que vos droits n'ont pas été correctement respectés, vous pouvez porter votre demande devant la Commission d'accès à l'information du Québec, autorité indépendante chargée de veiller à l'application de la Loi 25.

Le recours auprès de la CAI est gratuit. Selon la nature du litige, la Commission peut être saisie :

• d'une demande d'examen de mésentente, lorsque l'Utilisateur conteste un refus ou un défaut de réponse à une demande d'accès ou de rectification ;
• d'une plainte, lorsque l'Utilisateur estime que Proxymmo ne respecte pas la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

La demande d'examen de mésentente doit être adressée à la Commission dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la décision contestée (ou de l'expiration du délai de réponse de Proxymmo). Les formulaires correspondants sont disponibles sur le site de la Commission.

Modifications de la présente politique

Proxymmo se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment pour tenir compte d'évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles.

Toute modification substantielle :

• fait l'objet d'une mise à jour de la date d'entrée en vigueur indiquée en tête de la présente politique ;
• est portée à votre connaissance par tout moyen approprié (bandeau d'information sur le Site, courriel aux Utilisateurs concernés si vous disposez d'un compte ou avez accepté de recevoir des notifications) ;
• donne lieu, le cas échéant, à une nouvelle demande de consentement si la modification porte sur les finalités du traitement, les destinataires des renseignements ou les transferts transfrontaliers.

Les versions antérieures de la politique de confidentialité sont archivées et peuvent être communiquées sur simple demande adressée au RPRP. Cette traçabilité permet à chaque Utilisateur de connaître les conditions exactes dans lesquelles ses renseignements ont été collectés au moment où il a donné son consentement.